現(xiàn)在越來越多的生產(chǎn)型企業(yè)、流通型企業(yè)正準備建造立體倉庫,有的企業(yè)還將立體倉庫作為企業(yè)的投資方向之一。一般情況下,國內一座立體倉庫的造價在數(shù)百萬到數(shù)千萬元不等,規(guī)模大的立體倉庫造價會超過1億元。在歐洲,一套復雜一些的物流系統(tǒng)(含硬件、軟件)花幾千萬歐元是很常見的。 由于立體倉庫項目涉及的資金數(shù)額大,通常情況下需要招標來確定總包方。下面,就立體倉庫項目招標的一般步驟和實際操作中的一些細節(jié)做簡單的交流。 這里所談的立體倉庫是指一個立體倉庫系統(tǒng),一般包括AS/RS(例如:貨架、堆垛機或高架叉車等)、配套的輸送系統(tǒng)(例如:輥子輸送機、皮帶輸送機、懸掛輸送機等)、搬運設備(例如:叉車、托盤搬運車、下推車等)、輔助存儲設備(例如:貨柜、小貨架、升降平臺、碼垛機器人);還包括信息系統(tǒng),例如WMS、TMS以及信息系統(tǒng)所需要的IT設施(服務器、PC)。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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?。?、可行性分析及立項 對于一個管理規(guī)范的公司來說,特別是對于上市公司來說,任何一筆資金投入都應該有可行性報告,在可行性報告獲得批準后正式立項。 立體倉庫建設的可行性報告一般包括以下部分: a建設內容??梢詫⒔ㄔO的大致規(guī)模、功能定位、戰(zhàn)略意義等一一說明。 1、需求分析及確認 為了使立體倉庫能盡可能地滿足實際業(yè)務需求,需求分析最好由業(yè)務部門中最熟悉業(yè)務的骨干員工參與,主要是針對現(xiàn)狀和業(yè)務發(fā)展趨勢來進行需求分析。需求分析要詳細,在招標書中并不一定要全部體現(xiàn)出來,但在招標的答疑過程中,可能會問到招標人需求的細節(jié),而最業(yè)務部門的員工不可能全程參與招標,在做需求分析時盡可能將其需求明確出來、詳細地記錄下來,以便獲得最好的投標方案。 2、選擇招標代理機構和編寫招標書 如果委托招標公司進行招標,可以由招標公司編寫招標書,也可以和招標公司一起編寫。選擇招標公司時,要注意其資質,看是否有過大型項目的招標經(jīng)驗,最好有過立體倉庫項目招標經(jīng)驗。委托招標公司招標要有一定的代理用,所以,如果企業(yè)自身有足夠的實力,且不必委托招標的,可以自行招標。 由于向有關行政監(jiān)督部門備案比較繁瑣,如果不是法律規(guī)定的必須招標的項目,自行招標時可以不辦理備案,這樣可以省去一些手續(xù),縮短招標籌備時間。 國家每年會給一些重點企業(yè)撥付一定的技改資金,如果企業(yè)使用這些資金進行立體倉庫建設,最好委托招標代理機構招標,既可以省去招標的許多瑣事,還可以回避一些敏感的問題。而對于企業(yè)自籌資金建設立體倉庫的,自行招標可以節(jié)省幾萬甚至幾十萬元的費用。 還有一點值得注意的是,有的招標代理機構運作水平比較低,選擇的評委參差不齊,可能評選出的結果與企業(yè)的期望會有差距。所以選擇招標代理機構時一定要慎重。 招標書一般包括以下內容: a、地塊圖。圖紙可以是示意圖或Auto-cad圖紙,也可以是照片,但要能體現(xiàn)立體倉庫建設用地規(guī)劃紅線位置、周邊道路等,最好有明確的尺寸。對于有的地區(qū)會有一些特殊的要求,例如軍事設施或軍事禁區(qū)附近或者機場附近會有高度限制;有的科技園區(qū)會對建筑的風格、外形有一定的要求,要與周圍的建筑和諧統(tǒng)一。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
表1 詳細投標價格表 詳細投標價格表 投標方名稱: 幣種及單位:_________________________ 設備名稱:__________________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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投標方代表簽字:__________________________ 注: 1、該表可以復制。 2、請分項詳細填報設備名稱。內容包括存儲、揀選、搬運及周邊設施,計算機管理系統(tǒng)等。 3、價格不符以單價為準。 4、采用美元報價和人民幣報價的分別匯總,填入“合計”處。 5、發(fā)放招標書 招標分為公開招標和邀請招標。公開招標也稱無限競爭招標,即理論上滿足條件的廠商都可以前來投標。邀請招標也稱有限競爭招標,即被邀請的廠商才可以投標。招標人不接受邀請范圍以外的投標人的投標。 對于公開招標,要想獲得更多更好的投標方案,應盡可能大范圍地發(fā)布招標信息,可以在報刊、雜志、網(wǎng)站等載體上發(fā)布招標公告。 對于邀請招標,應該選擇實力雄厚的廠商前來投標。邀請招標一般是通過發(fā)《投標邀請函》來進行。一般發(fā)完邀請函之后,應該與被邀請人進行電話確認,看是否收到邀請函,是否接受邀請。《投標邀請函》一般格式如下: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
投標邀請函 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
XXXX公司: 我公司就XX立體倉庫工程項目進行有限競爭招標,現(xiàn)邀請貴公司前來應標。 1、招標編號:NNNNNNN 2、工程名稱:立體倉庫 3、工程量:N座 4、招標內容:方案、設備、軟件等; 5、施工地點:XXXXXX 6、竣工日期:XXXX年XX月XX日 7、招標文件發(fā)放時間及地點: 時間:XXXX年XX月XX日~XX月XX日,每天XX:00―XX:00(節(jié)假日除外) 地點:XXXXXXXXXXX 電 話:XXXXXXXXXXX;傳 真:XXXXXXXXXXX 郵政編碼:XXXXXX ;聯(lián) 系 人:XXX 8.現(xiàn)場踏勘時間:XXXX年XX月XX日XX:00 9. 標書投交地點: XXXXXXXX; 聯(lián)系人 XXX 10.投標截止時間:XXXX年XX月XX日XX:00(北京時間,以收到時間為準),逾期或不符合規(guī)定的投標文件恕不接受。 11.開標及陳述時間、地點:XXXX年XX月XX日XX:00 地點:XXXXXX 13.詢標請與XXX聯(lián)系,聯(lián)系電話XXXXXXXXXX 14.領取標書時請出示單位證明或介紹信。 YYYY公司(蓋章) XXXX年XX月XX日 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
因為有的潛在投標人(被邀請的投標人可能投標,也可能不投標,故稱潛在投標人)可能有許多項目,他們會根據(jù)邀請函中的相關信息來權衡利弊,確定是否前來應標。 目前國內具有承接大型立體倉庫項目能力的廠商屈指可數(shù),國際上最知名物流廠商基本上都能在中國承接立體倉庫工程項目。這些廠商加起來也不過30家,有的廠商能提供的立體倉庫水平很高,但價格也很高,所以真正能與本企業(yè)相配的廠商不會太多。所以在發(fā)放邀請函時,盡量做到不放過任何一家??赡苡械膹S商實力不錯,但不在被邀請之列,在標書發(fā)放的有效期內,可以繼續(xù)發(fā)放邀請函。 發(fā)放招標書時,可以收取一定的費用,一般在200~1000元不等。通常遇到的情況是企業(yè)無法開具這一費用的發(fā)票,如果企業(yè)財務制度上沒有硬性規(guī)定需要收取這一費用,建議不收費。 如果發(fā)放的招標書中有涉及到商業(yè)秘密的內容,一定要和領取標書者簽定保密協(xié)議。一般情況下,不要將招標書中機密信息以電子版的形式發(fā)放,以防止輕易地傳播到競爭對手手中。有的信息可以通過電話或面談的形式告訴潛在投標人,使保密信息控制在盡可能小的范圍內。 領取招標書時,要做好登記(見表2),以便在應標過程中與潛在投標人溝通。對于潛在投標人的詢標,最好也做簡單的記錄,以便反查。而且,從潛在投標人的詢標可以體現(xiàn)出其對此項目的重視程度和實力,對評標也有一定的作用。 根據(jù)《招標投標法》規(guī)定,招標人不得將潛在投標人的一些信息透露。當遇到個別潛在投標人探聽其他人的信息或招標人的傾向性意見時,招標人應當既不打消其投標積極性,又嚴格為所有潛在投標人保密。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
表2:XXX公司立體倉庫項目招標書領取登記表 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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在應標過程中,如果招標人有新的需求或對招標書中的一些東西進行澄清,可以向潛在投標人發(fā)出招標補充文件,此過程中的任何變更要以書面形式通知到所有潛在投標人,以示公允。這些通知應該在截標前15天內完成,按《招標投標法》規(guī)定,超過這個時間不能再對招標文件作任何變更。 對于依法必須招標的項目,根據(jù)《招標投標法》規(guī)定,從開始發(fā)放招標文件到截標的時間不得少于20天。 一般在應標過程中,招標人應該安排技術交底會,并請所有潛在投標人到現(xiàn)場踏勘。技術交底的時間可以定在發(fā)放招標書后2~4天之內,在招標書中應該將這一時間明確出來。 ?。薄⒔貥思伴_標 接收投標文件時,同樣要做好登記,并檢查一下是否按要求密封的,以免在開標時出現(xiàn)麻煩。 開標時間與截標時間一致。開標時,可以聘請律師做現(xiàn)場見證或請公證機構公證;當然,也可以在整個招標過程都請律師見證,只不過費用會多一些。 投標人一般都會參加開標,有的投標文件在開標時就能判定為無效,所以可以在開標時給到會的所有投標代表發(fā)放一份禮品,既顯得禮貌,又能平息無效投標人的不平。 根據(jù)建設部規(guī)定,外國企業(yè)承包中國境內的工程,需要取得《外國企業(yè)承包工程資質證》。在開標時,要看投標的外國企業(yè)是否出具了這一證明。 開標時一般采用唱標的方式,即派1人當眾拆封,取出報價單和相關資質證明;1人宣讀報價單(包括報價單上投標方名稱、總價等),如果同一投標人有多種方案時,根據(jù)事先約定一一宣讀或只取最高或最低的報價;1人記錄在白板上或使用投影設備展示給所有投標代表。 對于開標時無法確定是否為有效的投標方案,首先征求律師的意見。如果沒有律師在場,可以將情況如實向參會的投標代表說明,征求大家的意見,投標人代表可以做適當?shù)慕忉?,如果有半?shù)以上的投標人認為應該判定為無效的,招標人可以判定此投標文件為無效投標文件。當然,對于這種有爭議的投標文件,也可以有招標人自行決定是否有效。 ?。?、評標及定標 能否選中最優(yōu)方案,評委是關鍵。確定評委時應排除與投標人有利害沖突的人。對于法律規(guī)定必須招標的項目,其評委需要從專家?guī)熘谐槿 ?BR> 自行招標的評委可以由招標人外請物流行業(yè)有豐富經(jīng)驗的專家、學者組成,最好既有學院派的教授、又有實用派的物流專家。評委人數(shù)一般為5人以上的單數(shù)。為了能選擇真正能滿足企業(yè)的實際需求的方案,招標人最好要安排1~2名精通物流的員工參與評標,這些員工可以參與到從概念設計、籌劃招標、編寫招標書、招標,一直到立體倉庫建成后投入使用的整個過程。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
表3:XXX公司立體倉庫項目標書初評表 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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評委簽名:_________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
表4:XXX公司立體倉庫項目標書評選表 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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匯總討論時,對于全體或絕大多數(shù)評委一致的評價,可以不深入討論,只需總結歸納;對于存在出入的評價,需要逐一進行討論,直到取得一直意見。討論無法達成一致意見的,采用權威決定法,即該領域的專家來確定,或者由企業(yè)負責人確定。 所有評選表討論完后,把總分加起來,按照總分遞減的順序排名。如果某一方案的總體評分明顯高于其它方案,可以確定為中標侯選人方案。評委會可以推薦多個中標候選人,一般2~3個,而且要考慮到均衡性,最好不要全部為國外廠商或全部為國內廠商,在標底范圍內的,可以考慮不同層次報價的??偟脑瓌t是“不崇外、不最低”,也就是說不要認為國外的方案一定是最好的,也不能認為報價最低是最劃算的。因為立體倉庫是一個系統(tǒng)工程,需要的是系統(tǒng)的性能,而不是單一的機械性能或最好的軟件。 根據(jù)《招標投標法》規(guī)定,在確定中標人之前,招標人不得與投標人就投標價格、投標方案等實質性內容進行談判。 如果招標人遇到多個中標候選人舉棋不定時,可以先發(fā)出中標侯選通知,即通常所說的“入圍通知”,再就實質性的問題進行探討。 自行招標的,在確定中標人之前,最好向企業(yè)的決策者請示,以便在今后的項目實施過程中能從企業(yè)決策者那兒獲取更多的資源。而且企業(yè)決策者可能會從戰(zhàn)略的高度來考慮問題,而不僅僅是從立體倉庫項目本身來考慮。例如考慮到企業(yè)形象問題,一家大的企業(yè)一般不會選擇一家名不見經(jīng)傳的廠商作為中標人,上市公司還會考慮股市的反應,等等。 確定中標人后,應當向中標人發(fā)出書面的《中標通知書》,并將評標結果通知到所有沒有中標的投標人(俗稱《落標通知書》)?!吨袠送ㄖ獣穼φ袠巳撕椭袠巳硕加蟹尚Я?,所以在《中標通知書》中最好不要涉及到今后的合同條款的內容,以免引起麻煩。但可以在《中標通知書》列出一些約束中標人的條款,例如要求中標人對投標方案進行完善,選用最新的控制設備。 草擬合同及合同談判 合同草案可以由招標人擬訂,也可以由中標人草擬。一般立體倉庫項目合同包括商務合同和技術合同兩個部分。草擬完的合同,商務部分應該提交企業(yè)的商務部門審核,技術部分應該交由懂技術的人員或外請技術顧問來審訂。最終合同文本應通過企業(yè)的法務部門或請律師審核。 合同談判一般是十分艱難的,因為這其中都是利益沖突,價格的變動都是利潤的變動,凡是和經(jīng)濟利益沾邊的事情,雙方都會十分謹慎。稱合同談判為拉鋸戰(zhàn)或持久戰(zhàn)是毫不夸張的,國內曾經(jīng)出現(xiàn)過立體倉庫招標后,合同談判談了將近1年的例子。按照《招標投標法》規(guī)定,應該在發(fā)出《中標通知書》后1個月內簽訂書面合同,而在實際操作中會有很大的難度;如果無法在1個月內簽訂合同,可以先草簽一個合同意向,對合同雙方都有一定的約束作用。 “雙贏”應該作為合同談判的宗旨,招標人并不一定把價格壓得越低越好,要讓中標人“有利可圖”。 當然,壓價或增加供貨內容是很普遍的現(xiàn)象。招標人可以拿其它投標人的方案和價格來與中標人的進行橫向比較,但一定不能告訴這些方案和價格是哪一個投標人的。 往往在招標時對企業(yè)的需求無法考慮周全,特別是對技術細節(jié)考慮不是很細致,可以采用“技術的疏漏商務來補”的原則,即技術條款無法表達清楚或無法表現(xiàn)完整的東西,通過商務條款來彌補。 簽定合同及合同執(zhí)行 簽定合同才是招標的最終結局。合同簽訂儀式可以簡單一些;當然也可以借此機會來擴大企業(yè)的影響力,辦得隆重一些。 簽定合同時,可以召集相關人員都到場,也可以在合同簽定后開一個啟動會(KICK OFF MEETING),讓相關人員了解和支持這個項目的進展,以便在執(zhí)行合同時能順利進行。例如合同執(zhí)行過程中,會有報銷、借款、向乙方支付合同款等事情,那么最好要取得財務人員的支持;會使用公司車輛、辦公用品、禮品等,需要行政后勤部門的幫助。 立體倉庫建設周期一般在3個月~2年不等,主要取決于廠房建設周期和立體倉庫本身的復雜程度。如果不考慮廠房等土建工程和市政配套工程的因素,單純立體倉庫的設備安裝、系統(tǒng)調試,一般最快的只需要2個月,復雜一些的需要半年。 比較常見的問題是土建工程施工和市政設施施工影響立體倉庫施工,這樣,立體倉庫實施周期延長是很普遍的現(xiàn)象,延期2個月是比較理想的狀況,延期半年的不足為奇,延期1年以上的也發(fā)生過。所以在合同實施之前,企業(yè)要充分考慮這些影響。 總之,立體倉庫項目招標,要從系統(tǒng)的角度來考慮,既要注重每一個細節(jié),又不能只停留在某一細節(jié)上。 |
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