昂立教育集團(tuán)風(fēng)采

 

依托于著名高校的上海交大昂立教育集團(tuán)是目前上海乃至全國(guó)最大的繼續(xù)教育服務(wù)機(jī)構(gòu)之一。經(jīng)過(guò)了多年的努力經(jīng)營(yíng)，昂立教育集團(tuán)形成了多元化的產(chǎn)業(yè)鏈，業(yè)務(wù)范圍涉及教育培訓(xùn)、圖書經(jīng)營(yíng)、翻譯服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域。昂立教育集團(tuán)也逐步發(fā)展成擁有30家子公司的集團(tuán)，分布于上海、華東等多個(gè)省市。

 

2.昂立教育集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展催生全面預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)用

 

同一些大型的集團(tuán)公司一樣，昂立集團(tuán)下屬的子公司的財(cái)務(wù)并不具備單獨(dú)核算能力，因此，所有的費(fèi)用報(bào)銷、工資發(fā)放、財(cái)務(wù)結(jié)算等操作都需要通過(guò)總公司來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行。另一方面，位于上海的昂立集團(tuán)總部擁有一套自己的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)完整的內(nèi)部費(fèi)用審核機(jī)制來(lái)控制著子公司的財(cái)務(wù)狀況。傳統(tǒng)方式下的操作模式，往往是子公司需要通過(guò)快遞，郵件等方式將所有的報(bào)銷和財(cái)務(wù)單據(jù)發(fā)送到總公司，當(dāng)總公司的財(cái)務(wù)部收到之后，先進(jìn)行審核，審核報(bào)銷的金額是否超過(guò)了相關(guān)部門的財(cái)務(wù)預(yù)算，等一系列復(fù)雜的操作流程執(zhí)行之后，方可批準(zhǔn)。

 

顯然，這樣的操作形式存在著諸多弊端。首先是周期過(guò)長(zhǎng)，郵寄的時(shí)間加上審批的時(shí)間往往需要數(shù)周，對(duì)于遠(yuǎn)在珠海的分公司有時(shí)候費(fèi)用的報(bào)銷更是需要長(zhǎng)達(dá)2-3個(gè)月的時(shí)間。其次，操作環(huán)節(jié)效率低下，容易造成丟失和人為錯(cuò)誤。

 

3.昂立教育集團(tuán)對(duì)全面預(yù)算管理系統(tǒng)的要求

 

　　昂立集團(tuán)的信息部主管(名字)曾經(jīng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部的工作，深諳報(bào)銷流程給分公司帶來(lái)的不便，在擔(dān)任了信息主管之后非常希望可以找到一套系統(tǒng)能夠幫助昂立改善目前的現(xiàn)狀。一次偶然的機(jī)會(huì)，XX接觸了GrapeCity為浦東發(fā)展銀行開(kāi)發(fā)的門戶網(wǎng)站，看到了浦發(fā)內(nèi)部完善的信息管理平臺(tái)之后，覺(jué)得這套系統(tǒng)非常適合于昂立。于是，他找到了GrapeCity， 希望能為昂立開(kāi)發(fā)專業(yè)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，進(jìn)而改善昂立的財(cái)務(wù)信息化運(yùn)作架構(gòu)。

 

　　事實(shí)上，昂立起初所提出的需求是以解決報(bào)銷周期冗長(zhǎng)為目的出發(fā)的。隨著與GrapeCity咨詢顧問(wèn)的進(jìn)一步研究，昂立逐步發(fā)現(xiàn)GrapeCity豐富的財(cái)務(wù)及技術(shù)經(jīng)驗(yàn)不但可以幫他們解決網(wǎng)上報(bào)銷的難題，還可以為他們?cè)械呢?cái)務(wù)系統(tǒng)做出進(jìn)一步的優(yōu)化，這也恰恰符合了昂立集團(tuán)日后發(fā)展的整體規(guī)劃。

 

　　主要功能:

 

　　依據(jù)昂立目前的需求和實(shí)際應(yīng)用狀況，GrapeCity為昂立開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)主要應(yīng)用體現(xiàn)于以下幾項(xiàng)功能模塊之中:

 

　　預(yù)算功能

 

　　預(yù)算模塊是整個(gè)昂立集團(tuán)控制公司整體資金流走向的關(guān)鍵。每個(gè)月財(cái)務(wù)部門都會(huì)為相應(yīng)的部門設(shè)置每個(gè)月預(yù)算金額.。財(cái)務(wù)人員會(huì)在月初根據(jù)以往情況做出一個(gè)預(yù)算金額。每當(dāng)有業(yè)務(wù)部門提交報(bào)銷申請(qǐng)的時(shí)候，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)審核，該筆金額是否在先前的預(yù)算范圍之內(nèi)。從而有效地節(jié)省了集團(tuán)本部財(cái)務(wù)人員的審查時(shí)間。

 

　　信用功能

 

　　信用信息是與每位員工的財(cái)務(wù)狀況息息相關(guān)的。如果在報(bào)銷審批的環(huán)節(jié)中出現(xiàn):虛報(bào)金額，延時(shí)提交報(bào)銷申請(qǐng)，無(wú)故超出預(yù)算金額等等違規(guī)操作，系統(tǒng)都會(huì)在相關(guān)人員的信用成績(jī)中進(jìn)行扣除。由于每次有費(fèi)用產(chǎn)生都要在該系統(tǒng)中填寫報(bào)銷單，所以在審批過(guò)程中有單子被駁回，信用便會(huì)受損，會(huì)在信用分?jǐn)?shù)中扣除。以量化方式衡量員工的信用額度，也是將管理的科學(xué)化貫徹執(zhí)行的最佳體現(xiàn)。

　　另一方面，每個(gè)員工都用一定的信用衡量標(biāo)準(zhǔn)，如果超過(guò)的話，將會(huì)接受培訓(xùn)等一些的措施。

 

　　合同控制

 

　　一般來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理公司日常的主要合同，包括:統(tǒng)計(jì)預(yù)付款，預(yù)付時(shí)間，便于流動(dòng)資金的準(zhǔn)備等公司。以上是日常的財(cái)務(wù)需求。GrapeCity的工程師應(yīng)用戶的要求在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)可以將合同文稿主義轉(zhuǎn)換成電子版本。

 

　　預(yù)警功能

 

　　預(yù)警功能所面對(duì)的使用者是管理層人員。由于公事的繁忙，往往系統(tǒng)需要以短信和email的形式通知當(dāng)事人當(dāng)天有多少單據(jù)需要審批。如果有資金到位，費(fèi)用報(bào)銷成功或者單子被駁回，系統(tǒng)會(huì)以發(fā)送手機(jī)短信以及E-mail的形式通知當(dāng)事人，提請(qǐng)注意。從而大大方便了管理層對(duì)目前工作的管理

 

　　財(cái)務(wù)報(bào)表

 

　　日常的財(cái)務(wù)報(bào)表也是財(cái)務(wù)工作的重要一部分。財(cái)務(wù)人員每個(gè)月月底都要出財(cái)務(wù)報(bào)表，通過(guò)此模塊財(cái)務(wù)人員可以自動(dòng)生成各主要財(cái)務(wù)報(bào)表，大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作時(shí)間。

 

　　技術(shù)實(shí)現(xiàn)的挑戰(zhàn)

 

　　昂立集團(tuán)原來(lái)使用的是Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，為了適應(yīng)未來(lái)企業(yè)發(fā)展的需要，應(yīng)昂立的需求，GrapeCity將原先的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)遷移到了MSSQL數(shù)據(jù)庫(kù)上。由于數(shù)據(jù)的嚴(yán)格性，要求此項(xiàng)操作來(lái)不得一點(diǎn)差錯(cuò)。GrapeCity的工程師在幾天時(shí)間內(nèi)便高質(zhì)量地完成了任務(wù)。

 

　　·在財(cái)務(wù)報(bào)表模塊，需要用到Crystal報(bào)表。昂立集團(tuán)考慮到成本問(wèn)題，希望可以用Excel嵌入作為報(bào)表。GrapeCity的顧問(wèn)為此做了大量的研究工作，從用戶的成本與應(yīng)用角度考慮，將大量報(bào)表的功能實(shí)現(xiàn)于Excel的環(huán)境中。不僅極大地降低了昂立的成本，同時(shí)創(chuàng)造了財(cái)務(wù)人員熟悉的微軟操作環(huán)境，更有利于工作效率的提升。

 

　　·該系統(tǒng)與各地人員息息相關(guān)，幾乎每人都要用到。GrapeCity并沒(méi)有遇到性能方面的瓶頸，可以支持200個(gè)并發(fā)用戶,隨著昂立集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)大，還可以支持到更多用戶。

 

 

4、實(shí)施效果

 

　　時(shí)間大大減少

　　在使用了GrapeCity的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)以后，效率的提升是非常明顯的，原先數(shù)月的費(fèi)用報(bào)銷周期，如今只需1天便可完成。以前財(cái)務(wù)出一個(gè)報(bào)表需要20分鐘，現(xiàn)在只需3分鐘便能全部搞定。時(shí)間、效率的提升能讓昂立將更多的經(jīng)歷集中于關(guān)鍵業(yè)務(wù)之上

 

　　流程非常靈活

　　昂立的審批流程是非常靈活的，網(wǎng)上審批制度，替代了原先逐級(jí)匯報(bào)的即定模式。如果主要管理人員外出，相關(guān)人員可以定制特殊的審批流程。非常靈活，又便于控制。這才以前昂立傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用中是完全難以想象的。

 

　　沒(méi)有地域限制

　　銷售人員無(wú)論到哪里都可以在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單，管理者也可以隨時(shí)隨地的在網(wǎng)上進(jìn)行審批，大大縮短了報(bào)銷審批流程。

 

　　靈活的管理體制

　　信用管理是最科學(xué)管理的最佳體現(xiàn)。信用誠(chéng)信的界定體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的文化。昂立將信用與個(gè)人的表現(xiàn)相掛鉤，不僅體現(xiàn)了制度嚴(yán)謹(jǐn)，更是讓科學(xué)的財(cái)務(wù)理念深入企業(yè)之中。